2023年，随着疫情防控政策优化调整，国内市场竞争愈发激烈，向外寻求订单变得格外急迫。当时正值俄乌冲突爆发的第二年，正所谓危中有机——在那个俄罗斯还需要面签的年头，我们毅然决然地选择踏上这片土地，开启了一段未知的旅程。
对我个人而言，这是一次全新的尝试：境外参展加本地推广（以下简称“地推”）拜访。从签证办理到展品筹备与寄送，从客户关系维护到出行物品准备，事事都必须亲力亲为。
为确保本次俄罗斯之行圆满成功，我在签证申请、客户预热、样品筹备及展会执行等各个环节都制定了详细计划。以下将出行前的准备整理为六个部分，并附上此行的感悟与现场的所见所闻。
1、证照与行程计划
目前，俄罗斯已对中国公民试行免签政策；而当时，我们需要提前预约，携带相关证件和邀请函前往俄罗斯驻广州总领事馆面签。时过境迁，此处不再赘述。
记忆犹新的是，第一次申请时没有经验，我填写的入境时间仅为计划参展的那几天，未曾想领馆核准的停留期与所填周期完全一致，只有6天，真可谓时间紧、任务重。
由此也总结出一条经验：需要送签的签证申请，在允许的期限内应尽量把停留时间写长一些。
机票酒店方面，以展会日期为中心，结合第二部分所述的客户邀约时间，基本在出发前便已全部确定，并制作成Excel日程表统一管理。
2、客户预热与精准邀约
此次获客以展会来源为主，其次是重点客户的单独拜访，包括预约与陌拜。为此，出发前我们用了将近一个月的时间进行展前预热与逐一沟通，通过多轮邀约触达，加上精准筛选陌拜对象，确保此行的客源质量并实现转化。
邀约分三轮展开：
第一轮面向所有俄罗斯市场客户进行群发式初步触达，告知展会时间、地点、展位信息，以及此次展出的产品和亮点；
第二轮针对有回复、有意向的客户深入沟通，挖掘需求，将其转化为潜在客户，并把确定来访的客户建表跟进；
第三轮针对有潜力但未回复、态度不明的目标客户，进行针对性联络——邮件的送达效果往往不佳，务必通过在线渠道直接联系到客户本人，并通过背景调查掌握公司地址，以备抵达后的陌拜；也可以从该公司的其他联系人入手，若能找到高层或产品经理，更有可能事半功倍。
非展会时间，我们提前预约了到客户公司参观洽谈，最多的一天排了5位客户的面访。累，但值得。
经过对客户的筛选分层与邀约触达，并在谷歌地图上标记客户公司的位置，以便了解路程距离、预判交通方式，行程的大致时间表便可以排定。当然，也要留出机动时间，以防因客户或自身原因导致行程变动。
3、样品与宣传物料
参加国外展会，展品必不可少。实物样品完成测样后，确保标签、LOGO完整一致，打包交给俄罗斯专线物流。
当时正值俄乌冲突初期，物流选择比较有限，货运时效也很不稳定。好在我们提前很久便将样品寄出，样品提前运抵莫斯科；但由于与货代配合较少，我误解了地址信息，险些耽误样品进场——直到展会第一天上午，我们才收到样品。
原来，运单上标注的“19km”让我误以为是货站离展馆的距离，便计划在布展当天派送；殊不知“19km”是一个地名，货物运抵莫斯科后还需转运，算是被上了一课。
如今已有更专业的专线物流，货代选择也多了很多，甚至能提供将样品直送展馆并协助安装的服务。
总之，多方对比与细节沟通一定不能少。
在物料方面，我们将每款样品的功能配置、卖点、用料及配件明细整理清晰，将重点资料提前翻译成俄语，以便向看展客户准确传达；同时准备纸质与电子资料，以备不时之需。
其实在展会上，客户对实物产品的操作演示更感兴趣，反倒是纸质宣传手册少有人取阅，海外客户的环保意识普遍较强，电子资料很有必要。尤其是通过二维码获取产品与公司信息，更高效的是在线添加好友的二维码，堪称轻松获客的小工具。
4、礼品配置清单
针对不同层级的客户，我们准备了富有中国特色的伴手礼：对展会引流客户和普通客户，一般赠送中国结、小摆件等工艺品；对已成交客户或重要合作伙伴，则准备了定制笔记本套装、非遗工艺品、丝巾等富有中国传统文化特色的礼品。
展会期间，这些中国小礼物深受俄罗斯客户喜爱。每天，我们把中国特色小零食分享给周边展位的国外同行，他们也会“投桃报李”反赠礼品，氛围极其融洽。
5、展会现场执行准备
我们提前备好接待用的笔记本、名片二维码等电子物料；报价策略、产品配置、客情信息均与同行伙伴对接完毕；预演客户纠纷的应对方法，以及获取客户名片的小技巧等。
展前邀约邮件、展中跟进回访邮件、展后答谢邮件的模板，均提前准备。
此次我们参加的是小型细分展，展馆不大，人流量也不算大，接待的更多是自己邀约来的客户。令人感动的是，有客户一大早从很远的地方坐火车赶来与我们会面，还有合作伙伴特意为我们准备了礼物。
在当地，我们也受到了客户的盛情款待。可见，重礼仪并非中国独有，俄罗斯人的待客之道同样传统而周到。
6、个人物品准备
除必需的证件外，个人着装要正式得体，体现专业感。如果是冬季前往，俄罗斯室内外温差大，需准备易穿脱的外衣。
通过这次参展，我得以接触这个以往只存在于历史书中的民族：有严谨细致的生意人，有庄严肃穆的华丽殿堂，还有深不见底的地铁扶梯。印象颇深的，还有各场馆入口处神情严肃的安保人员，以及街头少见的嬉笑打闹场景。初识之下，俄罗斯人大多表情冷峻，给人些许距离感；深入接触后才发现，他们内心温暖可爱，更有一种憨厚而睿智的沉稳。
正如一位客户所言，俄罗斯“cold outside, warm inside”——外冷内热，天气如此，人亦如此。的确，3月底的当地，室外依然天寒地冻，室内却温暖如春，许多餐馆、场馆在入口处都提供外套寄存服务。或许因为我常年生活在南方，这种体验格外新鲜。
俄罗斯之行并非只有异域风情：一路上手机网络不畅，受制裁影响，在国内办的银行卡均无法使用；当地英语普及率不高，语言不通，行程又紧张。但对外贸人而言，不是在解决问题，就是在解决问题的路上。好在凡事提前筹划，又得到了许多当地人的热心帮助，这趟旅程最终圆满收官。
最后分享几点经验：在俄罗斯打车可用Yandex Go，支持现金支付，因此务必在国内提前换好现金，或提前预订接机；地图可用Yandex Maps，地铁查询可用Yandex Metro，在当地的数据都比较准确。
（来源：焦点视界）
